Віддалена робота: як організувати віртуальну команду

Опубликованно 25.03.2020 02:42

І якщо в одних підприємствах начальники раніше дозволяли на час хвороби або у відпустці попрацювати віддалено, то в інших такої практики не було, і тепер керівники намагаються нашвидкуруч організувати роботу з дому. Як зробити це ефективно, розповідаємо на прикладі української компанії, співробітники якої працюють у 10 містах.

"У шлюбі я вже майже 10 років. За тиждень до весілля я звільнився з офісної роботи, і вже тоді розумів, що назад не повернуся. Тепер таким чином у нас працює весь колектив", — розповідає Валентин Зюзін, директор платформи Freelancehunt.

На фріланс-сервісі приймає/публікує замовлення понад 700 тисяч користувачів. Незважаючи на ці обсяги, платформу обслуговує близько 15 осіб. Роблять вони це на віддаленій роботі, перебуваючи в Одесі, Дніпропетровську, Запоріжжі, Кривому Розі, Луцьку, Житомирі, Чернівцях і Києві. При цьому сам Валентин любить заміський спосіб життя і проживає в області. Підпишіться на канал DELO.UA

Виходячи з досвіду віддаленої роботи в 7 років, команда сервісу поділилася з Delo.ua лайфхаками і роздумами про те, як компанії краще перейти на новий формат роботи.

Будинок для роботи

Якщо колектив працював в офісі, то перейшовши з завданнями на будинок, починається "акліматизація". Знаходження будинку у багатьох асоціюється з відпочинком, тому співробітникам важливо зрозуміти, що вони йдуть не на канікули, а на роботу, але віддалену. Також потрібно пояснити домашнім, що ви не відпочиваєте" вдома, а працюєте віддалено. У робочий час зварити суп або прибити полицю не вийде. Навіть на віддаленій роботі важливо дотримуватися графіка. Включати комп'ютер в 9 ранку, і залишати робочий стіл після 18.00.

"Робота вдома — справа звички. Спочатку дуже важко це робити, так як тебе ніхто не контролює, але з часом ти сам вже починаєш планувати день, вибудовувати план, прописувати завдання", — ділиться досвідом 25-річний SMM-менеджер платформи Сергій Семенчук. Ефективність

Чим більше в компанії робиться акцент на самостійність співробітників, тим легше такому підприємству перейти на віддалену роботу. "Режим домашньої роботи для людей з самодисципліною є набагато ефективніше, оскільки відсутня безліч відволікаючих факторів офісної роботи, які навіть при бажанні неможливо ігнорувати, — вважає маркетолог сервісу Костянтин Руденко.

У частині співробітників ефективність підвищується навпаки через комфортних і звичних умов роботи, відсутність стресу за час дороги на роботу і самостійне планування робочого процесу.

- Ключове питання — що ми очікуємо від співробітника? — каже Зюзін. — Ми звикли, що якщо людина працює 8 годин на день та 22 дні в місяць — він ефективний, проте це не так. Продуктивність працівника вимірюється не присутністю на робочому місці, а виконанням завдань.

Приклад роботи колл-центру китайського турагентства Ctrip демонструє, що через півроку після того, як співробітники перейшли на віддалену роботу, їх ефективність зросла на 13% порівняно з колегами з офісу. Крім того, компанія заощадила за цей час майже 2000 доларів на кожному віддаленому працівника. Контроль

Найбільш частий питання у керівників — як контролювати роботу співробітника з дому? На прикладі Freelancehunt відбувається наступним чином. В чаті кожен співробітник вітається, тим самим повідомивши, що він почав робочий день. Також він повідомляє, коли відлучається на обід і закінчує робочий день. В іншому каналі колектив відписує відповіді на питання: Що було зроблено учора? Над якими завданнями працюєте сьогодні? І що буде зроблено до кінця дня? Таким чином керівник відстежує поточні процеси. Для більш глобальних цілей можна користуватися задачниками, де, перебуваючи в якості спостерігача, можна бачити процес виконання завдання.

- Ще один варіант відстежувати роботу — це використання таймтрекинга — програми, яка дозволяє в кінці дня отримувати звіт про дії працівника, при бажанні можна дізнатися які ресурси і коли він використовував, — говорить засновник платформи Freelancehunt Олег Топчій. — Проте в цьому випадку присутній моральний момент, який обмежує свободу співробітника. Ми противники таких програм. Якщо людина не хоче працювати, його не змусити — він буде шукати способи, як обійти контроль. Комунікація

Ті, хто різко почнуть працювати з дому, спочатку можуть відчути якесь самотність, що може знижувати їх залученість. З іншого боку, керівники, хто не звик керувати віртуальними командами, можуть відчути стрес від необхідності утримувати команду сфокусованої на завданнях. Тому важливо, щоб колектив працював навіть на віддалену роботу. Колеги бачили загальні результати, активність інших співробітників. Можна встановити час, щоб команда навіть віртуально збиралася за допомогою відеоконференцій.

- Така форма спілкування більш особиста і дозволяє членам команди читати емоції один одного і підтримувати. Наприклад, коли в нашій компанії з'являється новий співробітник, ми робимо загальний дзвінок, щоб кожен міг розповісти про себе і познайомитися, — продовжує Зюзін. — Зверніть увагу, ми зараз живемо в телефоні, майже все спілкування відбувається в месенджері. Так і на удаленке: якщо є бажання у колег — можна обговорювати в окремих чатах питання, які не стосуються роботи: ділитися фотографіями, новинами особисте життя і так далі. Інструменти

Загальнокомандні сервіси, які будуть ефективні у віддаленій роботі:

Slack — командний месенджер з великою кількістю інтеграції з іншими сервісами. Виступає основним інструментом комунікацій членів команди.

Asana (Workflow, Бітрікс24, Jira) — планувальник завдань, які потребують тривалого часу на виконання (від 3 днів і більше).

Teamline (раніше busybot) — планувальник короткострокових завдань, виконання яких не перевищує пари годин.

Missiveapp – корпоративна поштова система, яка дозволяє підключати до обговорення отриманих повідомлень інших членів команди.

CakeHR — сервіс використовується для постановки ключових цілей і планування робочого часу (в тому числі фіксація відпусток, відгулів, лікарняних).

Confluence — сервіс для спільної роботи над контентом, але в своїй більшості використовується як внутрішня База знань, де зберігаються інструкції, звіти.

Telegram — популярний месенджер, який встановлено майже у всіх.

Сервіси Google: пошта, календар, хмарне сховище. Висновки

Перехід до віддаленої роботи всієї або частини команди — це відмінна можливість для кожного члена команди переконатися, що він розуміє цілі команди і свою роль, а для керівників — можливість побачити, як кожна людина вкладається в результат.

Перегляд роботи — гарний привід попрацювати і разом з HR переглянути підходи до робочим процесам. По закінченню карантину ви зможете зробити для себе висновки. Які завдання можна віддати на фріланс або аутсорс? Як співробітники проявляють себе в нестандартних умовах роботи? Як можна оптимізувати процеси та організаційну структуру?

Категория: Финансы