Що таке внутрішнє розслідування: основні особливості та етапи проведення
Опубликованно 28.11.2019 05:06
Внутрішнє розслідування — це офіційне розслідування, яке проводиться всередині компанії власними силами або із залученням зовнішніх консультантів, що дозволяє визначити, чи були порушені внутрішні політики, правила компанії, а також на чинне законодавство і до яких юридичним та фінансовим наслідків можуть призвести такі порушення.
Як правило, проведення внутрішнього розслідування передує скарга, повідомлення від анонімного інформатора (так званого whistleblower), підозра у шахрайстві, розтраті грошових коштів або ряд інших причин, які підпадають під порушення згідно чинного законодавства.
Внутрішні розслідування проводяться з метою розкрити передбачуване порушення в компанії, яке створило/може створити репутаційний ризик, ризик притягнення до відповідальності за неправомірні дії і "вивести на чисту воду" порушників.
Проведення внутрішніх розслідувань є невід'ємною частиною ефективної комплаєнс процедури всередині компанії, оскільки в результаті їх проведення можливо усунути першоджерело проблеми, який і став причиною організації внутрішнього розслідування.
Незважаючи на єдину мету внутрішніх розслідувань, специфіка їх організації та проведення в різних країнах визначається характерністю національного законодавства тієї чи іншої країни, а також внутрішніми правилами і політиками певної компанії.
Українським законодавством передбачено, що внутрішнє розслідування повинно проводитися при певних обставинах. Наприклад, Закон України "Про запобігання корупції" встановлює, що певні типи організацій, включаючи державні органи влади та державні компанії (державної та комунальної власності) повинні мати спеціально розроблені антикорупційні програми, які, зокрема, включають в себе проведення внутрішніх розслідувань.
Національне агентство з питань запобігання корупції розробило Типову антикорупційну програму, яка в обов'язковому порядку повинна бути затверджена в:
? державних, комунальних підприємствах, компаніях (в яких державна або комунальна частка перевищує 50 відсотків), де середня чисельність працюючих за звітний рік перевищує 50 осіб, а обсяг валового доходу від реалізації продукції (робіт, послуг) за цей період перевищує 70 мільйонів гривень;
? юридичних осіб, які є учасниками процедури державних закупівель, якщо вартість закупівлі товарів (робіт, послуг) дорівнює або перевищує 20 мільйонів гривень.
Процес внутрішнього розслідування складається з:
? визначення предмета та обсягу розслідування, задіяних основних ("підозрюваних") суб'єктів;
? збору і дослідження письмових або аудіо-, відео - доказів;
? інтерв'ю з співробітниками або можливими свідками порушень;
? проведення моніторингу та дослідження корпоративних комп'ютерів, ноутбуків, мобільних телефонів залучених до розслідування працівників. Повідомлення державних органів про проведення розслідування
Якщо говорити про осіб/органах, які мають бути повідомлені про проведення внутрішнього розслідування, то потрібно враховувати такі особливості. Наприклад, профспілкові організації повинні бути проінформовані або брати участь у внутрішньому розслідуванні, якщо останнє пов'язане з нещасними випадками на роботі/професійними захворюваннями працівників (захворюваннями, що виникли в результаті роботи або професійної діяльності).
У той же час компанії зобов'язані повідомити спеціальний орган з питань захисту персональних даних — Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини — про обробки конфіденційних персональних даних працівників, яка не пов'язана з питаннями працевлаштування та представляє особливий ризик для прав і свобод суб'єктів персональних даних протягом 30 днів після початку такої обробки. Цей обов'язок також поширюється на внутрішні розслідування, в ході яких обробляються такі дані.
Приватні компанії не зобов'язані повідомляти правоохоронні органи або залучати їх у внутрішні розслідування. Однак якщо в ході внутрішнього розслідування буде встановлено корупційне порушення, компанія повинна повідомити правоохоронні органи про результати такого розслідування. Що стосується державних компаній, то в разі корупційного злочину, чи отримання інформації про можливе корупційне правопорушення повинні бути вжиті заходи з метою припинення порушення та негайного повідомлення про це державним органам по боротьбі з корупцією. Проведення інтерв'ю (опитування) у рамках внутрішнього розслідування
В силу того, що внутрішнє розслідування передбачає інтерв'ювання (опитування) працівників, які могли бути причетні до порушень, аналіз їх електронної пошти та вилучення корпоративних ноутбуків, телефонів та інших електронних пристроїв, варто звернути увагу на такі положення законодавства про захист персональних даних.
Положення, що стосуються персональних даних, що містяться в Законі України "Про захист персональних даних". Особисті дані включають в себе всю інформацію, яка може бути використана для ідентифікації особистості. Якщо компанія або її представники збирає особисті дані фізичних осіб під час внутрішнього розслідування, компанія зобов'язана інформувати зазначені особи про мету збору такої інформації, відповідних діях по обробці (наприклад, передача, зберігання і використання даних), про осіб, залучених у процес збирання персональних даних, про права суб'єкта персональних даних і про потенційну передачі даних у зарубіжні країни.
Щоб уникнути потенційних порушень або труднощів бажано заздалегідь отримати від інтерв'юйованого підписане ним повідомлення про порядок використання особистої інформації
Українське законодавство забороняє передачу особистих даних за межі України, якщо країна-отримувач не в силах забезпечити рівень захисту персональних даних, ідентичний за рівнем відповідно до законодавства України.
Безпечними країнами для передачі даних є, зокрема:
? країни-члени Європейського економічного простору;
? підписанти Конвенції № 108 про захист фізичних осіб у зв'язку з автоматизованою обробкою персональних даних.
Законодавство України також забороняє надання даних або інформації, що належать до державної або банківської таємниці, що підпадають під дію зобов'язання з професійної конфіденційності (наприклад, лікар-пацієнт, адвокат-клієнт), і визначається як конфіденційна інформація компанією-власником. У зв'язку з цим під час проведення внутрішнього розслідування інтерв'юйованою, які мають доступ до такої інформації, забороняється розголошувати вищевказану інформацію. Розголошення такої інформації можливе лише в тому випадку, коли остання офіційно запитується державними органами. Виходячи з цього, перед проведенням інтерв'ю необхідно заздалегідь визначити, чи може інформація, запитана у інтерв'юйованого, потрапити в одну з вищевказаних категорій. Дослідження технічних пристроїв в рамках проведення внутрішнього розслідування
Також окремо необхідно відзначити деякі особливості дослідження технічних пристроїв (ноутбуків, телефонів, планшетів) працівників під час проведення внутрішнього розслідування.
У цій ситуації важливо розглядати два сценарії. Перший — якщо працівник підписував якесь внутрішнє положення, угода або трудовий договір, що містить положення про те, що всі корпоративні електронні пристрої (комп'ютери, ноутбуки, мобільні телефони), надані працівникові для роботи, вважаються власністю компанії. У цьому випадку працівник погоджується з тим, що електронний пристрій і міститься в ньому інформація (листування по електронній пошті, документи тощо) можуть бути предметом аналізу й моніторингу при проведенні внутрішнього розслідування.
У той же час підписання такого документа не позбавляє права працівника звернутися до суду з позовом проти роботодавця за порушення особистих немайнових прав на недоторканність приватного життя, на таємницю листування
Другий сценарій — якщо в компанії не передбачено такого внутрішнього регламенту, що містить згадані положення, тобто, пристрої вважають особистими речами працівника. Українське законодавство гарантує недоторканність приватної власності, і це право не може бути порушено тільки в особливих випадках. Якщо у роботодавця є достатньо доказів того, що інформація, що міститься в ноутбуці, на телефоні може послужити доказом неправомірних дій, вчинення злочину, доступ до такої інформації може бути отриманий у порядку, передбаченому Кримінальним процесуальним кодексом України. Отримання доступу до електронних пристроїв в інший спосіб (вилучення у працівника) буде вважатися незаконним і нести ризик кримінальної відповідальності. Залежно від обставин це може бути кваліфіковано як порушення недоторканності приватного життя, крадіжка чи інший злочин залежно від обставин справи.
Таким чином, потрібно розуміти, що при проведенні внутрішнього розслідування важливо враховувати багато моментів, пов'язаних з особливостями законодавства, вимог внутрішніх правил і політик компанії, які можуть створювати додаткові труднощі і перешкоди у ході розслідування. У той же час грамотно побудована стратегія розслідування, правильні питання і вірно визначена доказова база допоможуть мінімізувати можливі негативні ризики при проведенні розслідування і принести позитивний результат — виявлення порушників і припинення незаконних дій.
Послухати провідних експертів з вищевказаних питань, а також про способи і практиці захисту бізнесу, поділитися своїм досвідом можливо на IV Конференції "Корпоративна безпека", яка відбудеться 6 листопада у Києві, у готелі Hilton.
Арио Дехгані, радник юридичної фірми Sayenko Kharenko
Жанна Заєць, юрист юридичної фірми Sayenko Kharenko
Категория: Финансы