Коробки для зберігання документів і цінних паперів

Опубликованно 05.10.2018 01:54

Для отримання оптимальних і швидких результатів роботи важливий порядок в документах. Це дозволяє швидко знаходити необхідні папери, а також вберегти їх від впливу зовнішніх факторів. Для того щоб забезпечити систематизацію і збереження документів, необхідно знати, як правильно їх архівувати та які засоби для цього необхідні. Архівування документів

Будь-яка сфера життя людини від народження до останнього дня супроводжується оформленням документів. Вони можуть бути різної важливості, цінності, тривалості зберігання. Але те, що більшу частину з них потрібно тримати в належному стані певний час — це факт. Для того щоб забезпечити збереження паперів протягом тривалого періоду, використовують коробки для зберігання документів. Сьогодні їх можна вільно придбати або зробити своїми руками.

Актуальність зберігання паперів

Необхідність у збереженні оригіналів і копій є завжди. На малих, середніх та великих підприємствах, у державних установах архівування є обов'язковою вимогою законодавства. В офісі, особливо в кадровому діловодстві, бухгалтерії, торгових компаніях це дозволяє оптимізувати трудовий процес, розвантажити робочу територію і забезпечити безперервність виконання функцій як новими, так і працюючими співробітниками. Вдома це забезпечує порядок і можливість знайти необхідні папери в потрібний момент, у тому числі і в екстрених обставинах. Пристосування для архівування

Для заощадження паперів частіше всього використовуються коробки для зберігання документів. Сьогодні заготовки для них є у вільному продажу. Як правило, вони передбачені для паперів формату А4. Але є і інші розміри. Деякі виробники пропонують споживачам спеціальні паперові короби, в яких можна зберігати кілька ящиків з паперами. Вони продаються в розібраному вигляді, і проста інструкція дозволяє легко зібрати їх будь-якому покупцеві. Використання таких ящиків дозволяє позбутися від зайвих ділових паперів, а в разі необхідності оперативно відшукати потрібний документ. Правильно підібраний формат коробок дозволяє оптимально вирішити питання місця і зберегти цінні матеріали протягом тривалого часу. А чітка структуризація оригіналів і копій в рази підвищує швидкість виконання завдань працівниками.

Заощадження паперів в офісі

Для захисту паперів від впливу зовнішніх факторів на робочих місцях краще всього підходять картонні коробки для зберігання документів. Для їх використання необхідно розподілити матеріали на групи за тематикою і зібрати або скопом, або в окремі файли або папки-швидкозшивачі або інші їх види. А потім підібрати ящики у відповідності з необхідними розмірами. Вони коштують недорого, тому можна придбати необхідну їх кількість. Коробки характеризуються місткістю, міцністю і екологічністю. Прорізи для рук дозволяють без праці брати їх і переносити в потрібне місце, а кришка (або знімна відкидна) захищає від попадання пилу. Зовні на картоні можна підписати вид документів. Як правило, офісні коробки для зберігання документів продаються в розібраному вигляді з нанесеної графічної інструкцією, тому їх легко можна зібрати, так і розібрати і в разі необхідності заховати в затишне місце.

Здача документів на довготривале збереження

Жодна державна установа або приватне підприємство, провідне серйозну діяльність, не обходиться без архівування документів. Розпорядча, податкова, кадрова, облікова та інша документація має різний термін зберігання, який регулюється переліком № 578. Це обов'язкова процедура, яка часто передбачає досить тривалий термін заощадження (до 75 років). У такому разі всі папери сортуються, складаються в коробки і здаються в передбачених для даних цілей приміщення. Для ящиків в цьому випадку є особливі вимоги: вони повинні бути виготовлені з міцного картону (ідеально, якщо вони відповідають вимогам ГОСТ, тоді вони також мають аналогічний вказаною гарантійний строк). У такому випадку краще використовувати архівні коробки для зберігання документів і картонні короби. Останні є вмістилищем декількох ємностей для паперів. У них є зав'язки, так як передбачається їх тривале зберігання.

Для зручності можна також підібрати ящики як для вертикального, так і для горизонтального зберігання матеріалів. Потрібно також врахувати, що є приватні підприємства, готові виготовити вмістилища для паперів з даним замовником розмірами.

Архів будинку

Про збереження важливих паперів в стінах свого житла повинен потурбуватися кожен дорослий чоловік. Адже дуже часто доводиться надавати документи, що підтверджують особистість, освіта, право власності на майно та ін щоб уникнути зайвих фінансових витрат і для отримання можливості користуватися своїми правами необхідно зберігати гарантійні талони на побутову техніку, інструкції з її експлуатації, чеки на покупки. Документи можуть терміново знадобитися в екстреній ситуації: у випадку раптового від'їзду, пожежі, стихійного лиха, евакуації населення...

Оригінали та копії цінних паперів повинні перебувати в одному місці, прихованому від сторонніх очей, бути розсортовані і захищені від впливу зовнішніх факторів. Добре, якщо для цієї мети буде підготовлена коробка для зберігання документів будинку. Її можна придбати, зробити, купивши в магазині за невелику ціну картонну заготовку, а можна пристосувати будь непотрібний ящик. Якщо не архівувати оригінали, то будуть забезпечені їхні болісні пошуки, а відновлення у разі втрати потребує багато часу, фінансів, а найголовніше — нервів. Систематизація домашніх цінностей

Для того щоб придбати коробки для зберігання паперів і документів або зробити їх власноруч, необхідно розібрати всі матеріали і розсортувати їх за групами, наприклад: особисті документи; папери, що свідчать про право власності; кредитні договори, платежі за угодами; папери про стан здоров'я членів сім'ї, пройдених обстеженнях, висновки лікарів; матеріали, що підтверджують оплату товарів, гарантійні талони і т. п.

Необхідно враховувати термін дії паперів, оскільки частина з них може виявитися на момент аналізу неактуальною.

Поради з розподілу матеріалів

Оригінали і копії можуть мати різний формат, тому коробки для зберігання документів також можна зробити відповідних розмірів. При цьому оригінали можна розсортувати: по важливості; за розміром; по періоду актуальності; по виду (робочі, домашні...); по подіям.

Подібна систематизація дозволить заощадити час на пошуки потрібних паперів та вберегти їх від дітей, сторонніх і впливу зовнішніх чинників. Коробки для зберігання документів своїми руками

Головна відмінність сімейних матеріалів від офісних— це їхній розмір: на роботі це, як правило, формат А4, тоді як вдома папери самі різні. Тому можна зробити коробки для зберігання документів своїми руками. Існує кілька варіантів: Можна купити в будь-якому господарському відділі супермаркету заготівлю і, дотримуючись інструкції, зібрати її. Якщо необхідна коробка маленьких розмірів, то потрібно взяти креслення, завантажити їх, перенести на картон і склеїти. Якщо зазначені розміри не влаштовують користувача, можна перенести креслення на папір, зменшивши при цьому розміри заготовки в кілька разів. Найпростіший варіант — взяти будь-яку непотрібну в господарстві коробку і відвести її під зберігання оригіналів. Зробити за власним кресленням. Так, наприклад, для того щоб виготовити коробку для особистих документів (паспортів, свідоцтв про народження, прав, дипломів про освіту), необхідно взяти 2 аркуша міцною паперу (картону), вирізати з кожного квадрат необхідного розміру, одного додати додаткові 1,5 см (для кришки). Потім кожен лист скласти навпіл і за різними діагоналями. Все повинно вийти 3 лінії. Далі куточки слід загнути до центру, а потім кожну сторону скласти так, щоб її ребро пройшло через середину листа. Завершальним етапом є складання паперового скриньки по існуючих лініях і проклеювання сторін.

При цьому будь-яку таку коробку можна оформити під колір інтер'єру, використовуючи кольоровий папір, клей, ножиці. Заповнені "сховища" необхідно заховати подалі від прямого впливу сонячних променів, вологи і дітей.

Документи — це супутники людського життя. Забезпечити їх збереження можна за допомогою коробок для зберігання документів в архіві, а якщо фінансове становище не дозволяє це зробити, то можна сконструювати їх своїми руками, використовуючи підручні матеріали. І тоді спокійна атмосфера на роботі і вдома забезпечена. Автор: Ірина Утешева 4 Жовтня, 2018

Категория: Финансовые Хобби